档案是我院工作的原始记录与基本依据,科学与规范的管理,对于我院各项工作的总结与科学管理意义重大,为了规范管理,结合我院具体情况,特制定我院档案管理规定如下(各科室任命1人执行以下规定)。
档案科目 |
收集及保管单位 |
保管年限 |
上级教学文件 |
教务办 |
长期 |
教学计划、教学大纲、实习计划、授课计划、教学管理制度、发展规划 |
教务办 |
长期 |
教案 |
任课教师 |
一般保存二年 |
教学任务书、总课程表、教学进度表 |
教务办 |
二年 |
教学检查评估记录、教学日志、教学工作统计表 |
教务办 |
三年 |
考试试题、标准答案、考试试卷、试卷分析、学生考试、考查成绩单 |
教务办 |
长期 |
学生学籍卡 |
教务办 |
保存到学生毕业后移交校学生处 |
学院教学工作规划、教务办教学工作计划总结、教学工作计划、总结、教研活动计划 |
教务办 |
三年 |
教师业务档案、教研工作计划、总结、教研活动记录 |
各教研室 |
长期 |
教学工作统计表 |
教务办 |
三年 |
教师业务档案 |
教务办 |
长期 |
教学工作通报 |
教务办 |
一年 |
学生考试违纪、学生留、退学、肄业 |
教务办 |
三年 |
教学参考资料、学术杂志、学术论文、兄弟学校交流材料 |
教务办指定专人保管 |
长期 |
各项活动获奖证书、奖品等 |
教务办指定专人保管 |
长期 |
教师绩效考核记录 |
教务办 |
三年 |
学籍管理、学生自律管理协议书、学生自我管理承诺书、学生高中档案、录取三联单 |
学工组 |
长期 |
各届毕业生名单、照片及去向信息 |
学工组 |
长期 |
学生奖惩记录、学生考勤及各科成绩记录 |
学工组 |
五年 |
学生家庭情况调查表、依此制定的贫困生档案 |
学工组 |
四年 |
教师科研业务档案 |
科研办 |
长期 |
研究生学籍档案 |
研究生办 |
三年毕业后交校研究生处 |
各年度学术讲座及活动记载、科研成果记录 |
科研办 |
长期 |
收发文登记 |
行政办 |
二年 |
电话及盖章登记 |
行政办 |
二年 |
上、下行文 |
行政办 |
三年 |
上级文件 |
行政办 |
长期 |
各年度大型会议纪要及音、像材料 |
行政办(电教室、网络办) |
长期 |
各年度大事记 |
行政办 |
长期 |
行政人员绩效考核记录 |
行政办 |
三年 |
院行政会议记录 |
副院长办 |
八年 |
教师人事档案(含职称档案等) |
党办 |
长期 |
成教学学籍档案 |
成教办 |
长期 |
党务工作档案 |
党务办 |
五年 |
(2014年11月修订)
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